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 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR

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MessageSujet: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Sam 16 Déc - 11:20

Qui n'a pas rêvé de disposer d'une heure supplémentaire au quotidien pour arriver à tout faire ? Une heure pour terminer une tâche urgente, avancer sur des projets importants et au final, rentrer chez soi plus tôt et plus détendu. S'il est impossible d'arrêter le temps, il est en revanche possible d'éviter d'en perdre. Une bonne planification de sa journée de travail, des efforts d'organisation avec ses collègues et quelques astuces permettront de grappiller ces minutes précieuses qui font tellement défaut en fin de journée.



Mieux s'organiser
1. Arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme

Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé. Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne pas recevoir de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.

2. Bien ranger votre bureau ou au minimum organiser des "zones thématiques"
Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers. C'est aussi le plus sûr moyen pour retrouver tel rapport ou telle fiche de synthèse rapidement. Et quand les minutes perdues à fouiller sa pile de papiers s'envolent, c'est autant de gagné à la fin de la journée mais également en sérénité.

Maîtriser son emploi du temps


3. Planifier votre quotidien en commençant par les tâches prioritaires

La plupart des ordinateurs sont équipés d'un calendrier permettant de réguler sa journée par tâches, avec des systèmes d'alerte. Vous pouvez également opter pour le PDA, qui permet de continuer à suivre précisément son planning même en situation de mobilité. A défaut, un agenda papier fera aussi l'affaire. L'important est de se poser quelques minutes pour réfléchir aux tâches à effectuer (on peut s'organiser au choix pour le lendemain ou pour plusieurs jours à venir). Cela permet d'apprécier la masse de travail mais aussi d'identifier les tâches prioritaires par rapport aux missions secondaires. Il est conseillé de traiter en début de journée les dossiers les plus urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.



4. Prévoir les imprévus
Définir un emploi du temps détaillé c'est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux ! Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts, la journée de travail va se dérouler précisément comme vous l'avez prévu. Il y aura forcément une urgence à traiter, un collègue avec lequel faire impérativement le point sur l'avancement d'un projet. C'est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée. Une heure de battement qui permettra de caser ça et là les aléas du quotidien. Ensuite, à vous de juger si ces urgences peuvent s'insérer à tout moment de la journée ou si vous leur dédier une plage horaire bien précise. Et si, par miracle, aucun imprévu ne pointe son nez, ce sera pour vous l'opportunité de vous avancer dans votre travail... ou de quitter le bureau un peu plus tôt.

Bien gérer le flux d'information

5. Organiser sa boîte mail
Pour que votre messagerie électronique ne soit plus un vaste foutoir dans lequel vous perdez de précieuses minutes à rechercher d'anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour l'organiser. La meilleure solution est souvent de créer des répertoires thématiques et des dossiers selon les urgences. Vous pourrez ainsi classer la plupart de vos mails et mieux suivre les priorités. Autre astuce : créer des règles pour classer automatiquement certains messages ou leur donner une couleur bien précise. Afficher en rouge les messages de son supérieur et ranger directement les newsletters reçues dans un répertoire spécial permettent de gagner un temps précieux.

6. Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois par jour seulement
Il est tentant de répondre dans la minute aux mails reçus. D'autant que les systèmes d'alerte visuelle ou sonore permettent de rester aux aguets. Cette tendance, conséquence de l'image d'instantanéité que véhicule le mail, se révèle toutefois extrêmement chronophage. La solution est de ne pas hésiter à garder fermée sa boîte mail pour ne plus l'ouvrir qu'à heure fixe, deux ou trois fois dans la journée. Une astuce efficace qui vous permettra de reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau de concentration.



Mieux travailler avec ses collaborateurs

7. Formaliser les échanges avec ses collaborateurs
Chaque jour, les sollicitations de vos collaborateurs vous font perdre de précieuses minutes ? Pour limiter les perturbations, instaurez avec eux des méthodes de communication. Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail (plus facile à gérer dans le temps) plutôt que par téléphone (qui interrompt une tâche). De même, vous pouvez convenir avec eux d'un code quand vous ne souhaitez vraiment pas être dérangé : une porte fermée ou un post-it sur votre écran d'ordinateur si vous êtes en open space. Cela peut aussi être une plage horaire (interdiction de vous importuner entre 10h et 12h, par exemple).

8. Se fixer un délai pour les réunions et s'y tenir
Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé de préparer un ordre du jour qui sera préalablement envoyé aux personnes invitées à la réunion. Pour éviter de multiplier le nombre de retardataires, il est également conseillé de mettre en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion. Outre le fait que vous aurez réservé une salle pour la réunion, afin de ne pas perdre de temps à en chercher une de libre, vous veillerez à bien minuter chaque thématique abordée et à limiter si besoin est les interventions pour vous tenir scrupuleusement à la feuille de route prévue initialement.
Déjouer les pièges en situation de mobilité
9. Fixer ses rendez-vous extérieurs en début ou fin de journée
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est immanquablement source de perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journées pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail le soir). Non seulement vous y gagnez sur les trajets mais ce sera un break de moins dans votre programme de la journée. Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur, surtout si votre convive arrive en retard.


10. Décaler ses horaires pour la pause déjeuner
Pour éviter de faire la queue au restaurant d'entreprise ou de devoir écumer les restaurants alentours pour trouver de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence pour aller manger. C'est bien souvent l'histoire de seulement une demi heure de plus ou de moins. Ces 30 minutes vous permettront de déjeuner plus vite mais aussi de manger au calme. Bien entendu, un restaurant à proximité du bureau est fortement recommandé.
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tatie danielle
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Sam 16 Déc - 22:22

Tout cela est très bien vu
Merci encore Liliane pour tes infos
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cmeyer
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MessageSujet: Désolé je n'y voit rien !   Ven 12 Jan - 16:25

Je ne voit rien d'inscrit sous les titres Liliane, je pense pas que ce soit normal.

@++
Chris
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dizzi
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Ven 12 Jan - 21:59

pareil, je ne vois rien colere
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Sam 13 Jan - 7:33

En effet, il aurait fallu que je le tape en blanc. Milles excuses mais en ce moment je suis un peu à côté de la plaque.

En fait il vous suffit de sélectionner le texte et il apparaîtra, mais pas pour tout le temps.

Encore une fois excusez moi
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dizzi
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Sam 13 Jan - 7:55

ok, je vais faire un copier/coller :)

Merci :)
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Catgil
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Sam 13 Jan - 8:57

Admin a écrit:
Qui n'a pas rêvé de disposer d'une heure supplémentaire au quotidien pour arriver à tout faire ? Une heure pour terminer une tâche urgente, avancer sur des projets importants et au final, rentrer chez soi plus tôt et plus détendu. S'il est impossible d'arrêter le temps, il est en revanche possible d'éviter d'en perdre. Une bonne planification de sa journée de travail, des efforts d'organisation avec ses collègues et quelques astuces permettront de grappiller ces minutes précieuses qui font tellement défaut en fin de journée.



Mieux s'organiser
1. Arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme

Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé. Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne pas recevoir de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.

2. Bien ranger votre bureau ou au minimum organiser des "zones thématiques"
Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers. C'est aussi le plus sûr moyen pour retrouver tel rapport ou telle fiche de synthèse rapidement. Et quand les minutes perdues à fouiller sa pile de papiers s'envolent, c'est autant de gagné à la fin de la journée mais également en sérénité.

Maîtriser son emploi du temps


3. Planifier votre quotidien en commençant par les tâches prioritaires

La plupart des ordinateurs sont équipés d'un calendrier permettant de réguler sa journée par tâches, avec des systèmes d'alerte. Vous pouvez également opter pour le PDA, qui permet de continuer à suivre précisément son planning même en situation de mobilité. A défaut, un agenda papier fera aussi l'affaire. L'important est de se poser quelques minutes pour réfléchir aux tâches à effectuer (on peut s'organiser au choix pour le lendemain ou pour plusieurs jours à venir). Cela permet d'apprécier la masse de travail mais aussi d'identifier les tâches prioritaires par rapport aux missions secondaires. Il est conseillé de traiter en début de journée les dossiers les plus urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.



4. Prévoir les imprévus
Définir un emploi du temps détaillé c'est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux ! Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts, la journée de travail va se dérouler précisément comme vous l'avez prévu. Il y aura forcément une urgence à traiter, un collègue avec lequel faire impérativement le point sur l'avancement d'un projet. C'est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée. Une heure de battement qui permettra de caser ça et là les aléas du quotidien. Ensuite, à vous de juger si ces urgences peuvent s'insérer à tout moment de la journée ou si vous leur dédier une plage horaire bien précise. Et si, par miracle, aucun imprévu ne pointe son nez, ce sera pour vous l'opportunité de vous avancer dans votre travail... ou de quitter le bureau un peu plus tôt.

Bien gérer le flux d'information

5. Organiser sa boîte mail
Pour que votre messagerie électronique ne soit plus un vaste foutoir dans lequel vous perdez de précieuses minutes à rechercher d'anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour l'organiser. La meilleure solution est souvent de créer des répertoires thématiques et des dossiers selon les urgences. Vous pourrez ainsi classer la plupart de vos mails et mieux suivre les priorités. Autre astuce : créer des règles pour classer automatiquement certains messages ou leur donner une couleur bien précise. Afficher en rouge les messages de son supérieur et ranger directement les newsletters reçues dans un répertoire spécial permettent de gagner un temps précieux.

6. Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois par jour seulement
Il est tentant de répondre dans la minute aux mails reçus. D'autant que les systèmes d'alerte visuelle ou sonore permettent de rester aux aguets. Cette tendance, conséquence de l'image d'instantanéité que véhicule le mail, se révèle toutefois extrêmement chronophage. La solution est de ne pas hésiter à garder fermée sa boîte mail pour ne plus l'ouvrir qu'à heure fixe, deux ou trois fois dans la journée. Une astuce efficace qui vous permettra de reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau de concentration.



Mieux travailler avec ses collaborateurs

7. Formaliser les échanges avec ses collaborateurs
Chaque jour, les sollicitations de vos collaborateurs vous font perdre de précieuses minutes ? Pour limiter les perturbations, instaurez avec eux des méthodes de communication. Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail (plus facile à gérer dans le temps) plutôt que par téléphone (qui interrompt une tâche). De même, vous pouvez convenir avec eux d'un code quand vous ne souhaitez vraiment pas être dérangé : une porte fermée ou un post-it sur votre écran d'ordinateur si vous êtes en open space. Cela peut aussi être une plage horaire (interdiction de vous importuner entre 10h et 12h, par exemple).

8. Se fixer un délai pour les réunions et s'y tenir
Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé de préparer un ordre du jour qui sera préalablement envoyé aux personnes invitées à la réunion. Pour éviter de multiplier le nombre de retardataires, il est également conseillé de mettre en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion. Outre le fait que vous aurez réservé une salle pour la réunion, afin de ne pas perdre de temps à en chercher une de libre, vous veillerez à bien minuter chaque thématique abordée et à limiter si besoin est les interventions pour vous tenir scrupuleusement à la feuille de route prévue initialement.
Déjouer les pièges en situation de mobilité
9. Fixer ses rendez-vous extérieurs en début ou fin de journée
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est immanquablement source de perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journées pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail le soir). Non seulement vous y gagnez sur les trajets mais ce sera un break de moins dans votre programme de la journée. Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur, surtout si votre convive arrive en retard.


10. Décaler ses horaires pour la pause déjeuner
Pour éviter de faire la queue au restaurant d'entreprise ou de devoir écumer les restaurants alentours pour trouver de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence pour aller manger. C'est bien souvent l'histoire de seulement une demi heure de plus ou de moins. Ces 30 minutes vous permettront de déjeuner plus vite mais aussi de manger au calme. Bien entendu, un restaurant à proximité du bureau est fortement recommandé.

voilà un clic sur "citer", et hop ...de la lecture
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dizzi
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Sam 13 Jan - 22:37

Admin a écrit:
Arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme : moi je me lève tot même si je ne me déplace pas au bureau. Comme ça je travaille avant que chloé ne se réveille
Bien ranger votre bureau ou au minimum organiser des "zones thématiques : alors là par contre faut encore que je fasse un effort. Pourtant je suis plutot organisée et j'aime l'ordre mais à la maison y'a toujours des trucs qui trainent : baby phone, café, mouchoirs, courrier perso... faut que je trouve un système de rangemnet rapidement.
Planifier votre quotidien en commençant par les tâches prioritaires

[color=white]La plupart des ordinateurs sont équipés d'un calendrier permettant de réguler sa journée par tâches, avec des systèmes d'alerte : et c'est comme ça que je fonctionne et ça fonctionne très bien :)
Prévoir les imprévus
[color=white]Définir un emploi du temps détaillé c'est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux ! .... C'est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée. Une heure de battement qui permettra de caser ça et là les aléas du quotidien : pour l'instant j'ai encore du temps pour les imprévus mais c'est un très bon conseil pour plus tard :)
Organiser sa boîte mail : moi j'enregisre tout simplemnet mes mails sur mon disque dur dans des fichiers sur mon bureau, dans les répertoires correspondants aux personnes concernées ou aux thèmes concernés. Et je sauvegarde régulièrement. C'est encore mieux que de tout enregistre dans outlook je trouve.
Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois par jour seulement : je ne suis pas d'accord : je perds plus de temps à lire les mails tous ensemble que au fur et à mesure... surtout pour les forums par ex.
Fixer ses rendez-vous extérieurs en début ou fin de journée : pas bête :)
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MessageSujet: Re: 10 IDEES POUR GAGNER 1 HEURE PAR JOUR   Aujourd'hui à 15:18

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