La note de frais est un document qui permet de répertorier les frais avancés par le personnel dans le cadre de leur travail et qui doivent être pris en charge par l'entreprise.

L'employeur doit rembourser les frais professionnels en plus du salaire dû en contrepartie du travail effectué. La note de frais doit être établie tous les mois pou être traitée par la comptabilité. Elle est généralement payée en même temps que le salaire. Certains frais peuvent être déduits fiscalement par l'entreprise c'est pourquoi il est très important de détailler la nature des frais engagés.

DEPLACEMENTS :

Pour les frais de voiture : le salarié, qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, engage des frais pour les besoins de son activité et dans l'intérêt de l'entreprise. Ces sommes doivent lui être remboursées par l'employeur qui peut :
. Soit rembourser uniquement sur présentation des factures ; la formule est fastidieuse car il faut tout justifier poste par poste et proratiser l'utilisation professionnelle du véhicule ;
. soit verser une somme forfaitaire. L'utilisation des barèmes kilométriques officiels simplifie la gestion des notes de frais ; les barêmes administratifs incluent en effet l'amortissement du véhicule, les fris de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurance. Sur justificatifs peuvent être remboursés en plus, au prorata de l'utilisation professionnelle, les frais de garage, de péage et les éventuels intérêts d'emprunt. Si le salarié n'a pas conservé tous ses justificatifs, l'attestation de kilométrage est la seule à être impérative.

Pour des questions pratiques, établissez les notes de frais sous forme de tableau.

Vous devrez alors prévoir plusieurs colonnes déterminant les différents types de frais les plus courants dans votre entreprise (téléphone, transport, restauration,etc...) et une rubrique divers pour les autres frais. Prévoyez une colonne dans laquelle vous préciserez la période à laquelle les frais ont été engagés.

La note de frais doit être nominative pour chaque salarié ou collaborateur. Cela facilitera leur traitement par la comptabilité.

Fiscalement, les frais professionnels sont déductibles du résultat de l'entreprise et leur remboursement n'est ni imposable pour le salarié, ni soumis à cotisations.